Enrique Cano

Enrique Cano

Programador web y documentalista, ... ok, y ¿qué es un documentalista?

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¿Qué es un documentalista?

Tableta de arcilla, archivo en papel, teclado, grafo de Internet

La profesión de documentalista es una de las menos conocidas y peor explicadas pese a su enorme campo de acción. Intentaré aclarar de forma sencilla cuál es el valor que aporta la documentación.

Primero tres notas rápidas para despejar las ideas

1. No lea "documentación", lea "información"

Hasta la aparición de los ordenadores, la única manera de trabajar con información era manejar los documentos sobre los que ésta se registraba. Pero eso no significa que se amontonaran como manzanas en una frutería: el documentalista accede a la información contenida en cada documento y la utiliza para armar un sistema que le permitirá encontrar rápidamente la información buscada. Obsérvese la diferencia entre encontrar un documento y encontrar una información, aunque esa información venga en su documento.

2. No lea "archivo", lea "los papeles que genera mi empresa"

Un archivo es exactamente eso: los documentos que genera cualquier organización en el curso de su trabajo. Olvidemos la connotación histórica y hasta rancia de la palabra archivo. Es cierto que existen los archivos históricos, pero en esos ya saben lo que es un documentalista. Los grandes desatendidos son los archivos de oficina. Las técnicas de unos y otros son similares, puesto que se basan en agrupar los documentos según un orden lógico, lo que en el argot profesional se llama "principio de procedencia".

3. No lea "biblioteca", lea "los libros que suelo consultar"

En toda casa y empresa existe una cierta cantidad de documentos que sus miembros consultan más o menos regularmente: recetas y novelas en una casa; manuales, normas técnicas, legislación, etc. en una empresa. Esta colección constituye una biblioteca, aunque no se la llame así. Cuando la biblioteca crece mucho o se hace muy variada, el documentalista organiza un sistema para encontrar rápidamente la información que se busca.

A veces las colecciones son especializadas y se denominan videotecas, cartotecas, centros de documentación, –un sinfín de términos– para cuyo control se utilizan las mismas técnicas y habilidades.

Entonces, ¿qué es un documentalista?

1. Bibliotecario y archivero, o information retriever

En esta versión profesional, el documentalista trabaja con una colección de documentos, sobre la que ha construído un sistema de "recuperación" (del ing. retrieval, tal vez se entendería mejor si se dijera "rescate") de información, según las necesidades del lugar en que se encuentra.

Esta "modalidad" es la más convencional y conocida pero el documentalista también aprovecha sus técnicas y conocimientos para expandir sus aptitudes fuera de los contextos-tipo de archivo y biblioteca, del mismo modo que, por ejemplo, un deportista profesional sería capaz de asesorar sobre equipamiento deportivo. Así, también tenemos otras respuestas a ¿qué es un documentalista?

2. Constructor de sitios web o site builder

Como experto en la clasificación de contenidos, el documentalista resuelve los aspectos de la organización de las páginas y su jerarquía, mediante un proceso denominado arquitectura de información. Esta pieza base de todo proyecto web se desarrolla posteriormente paso a paso añadiendo relaciones entre contenidos, prototipado y diseño visual, recomendaciones SEO, implementación, y finalmente dotando al sitio web de unos contenidos iniciales.

Según la magnitud del website y los extras formativos del profesional, desarrollará todas estas fases de forma autónoma o en equipo. El gran desarrollo de unos programas especiales destinados a publicar en web, llamados gestores de contenidos (CMS en inglés), facilita enormemente la fase de implementación de una web, puesto que elimina o cubre casi totalmente la necesidad de programar, aparte de otras facilidades.

3. Gestor de información o information manager

En ocasiones las organizaciones de todo tipo y tamaño encuentran dificultades para gestionar su información, y no son necesariamente documentales: registros de llamadas o e-mails; fichas de clientes en bases de datos difíciles de consultar o que no están bien conectadas a los pedidos; documentos "definitivos" que luego se retocan una y otra vez... son multitud de miniproblemas que acaban colapsando al personal.

Según cada caso, el documentalista trabajará con la base de datos para reestructurarla de una forma técnicamente óptima, más natural y fácil de consultar, capaz de recoger toda la información necesaria; o bien propondrá procedimientos de trabajo para los documentos colaborativos; o creará un pequeño archivo para una necesidad específica; o propondrá una aplicación informática nueva; etc.

4. Técnico de inteligencia competitiva

En esta faceta, el documentalista no trabaja con datos e información interna de la empresa, sino que sistematiza y mantiene un proceso para detectar sucesos externos de interés, es decir, hechos, indicios o novedades sobre la competencia, la legislación aplicable o la tecnología, que puedan afectar a la organización más o menos directamente.

En cada caso, el técnico y la dirección establecen los aspectos a vigilar y el técnico determina las fuentes de información necesarias. Con ayuda de un software específico o de un modo alternativo, el documentalista alerta ante ante los cambios relevantes.

5. Content curator (o comisario de contenidos, o intermediario de contenidos... mejor lo dejamos en inglés)

Esta función tiene contexto en la web y consiste en la recepción o búsqueda de contenidos nuevos relacionados con la temática de cada sitio; la posterior selección crítica de los mismos; y la publicación, ya sea mediante enlace simple a las fuentes, ya mediante contenidos propios reelaborados a partir de ellas.

Puede, alternativamente, tener la función de detectar los temas de interés recientes, llamados tendencias, y promover en su equipo la creación de contenidos que, por su pertinencia en determinado momento, o digamos, oportunidad, superan en importancia a aquellos que aparecen más tarde, fuera de la tendencia.

6. Community manager (o gestor de la comunidad)

Es "el chico de la ventanilla" digital de la empresa, organización o incluso evento. Desde el punto de vista de los usuarios o clientes, él es el representante y todo lo que publica y menciona lleva la firma de la organización.

Otra de sus funciones es la dinamización de la comunidad. Siguiendo criterios de márketing (propios o procedentes del equipo, en función del tamaño de la organización), el documentalista pulsa los resortes que motivan una respuesta en los seguidores de la empresa o marca para lograr un objetivo determinado o, simplemente, para mantener un cierto nivel de atención.

7. Analizador de datos - asistente de especialista

En esta versión, el documentalista trabaja principalmente con datos. Explora sus facetas y características en busca de relaciones significativas. Es una labor ideal para apoyar a otros especialistas (márketing, estrategia, dirección, etc.) cuando éstos disponen de un conjunto de datos en bruto.

Ayudado por bases de datos, hojas de cálculo, listados terminológicos (nombres, topónimos, ... lo que sea, según los datos) y apoyado cuando hace falta por la estadística, el documentalista realiza unas primeras observaciones. El especialista interviene y las valora en base a su conocimiento experto. A partir de ahí el documentalista investiga más a fondo... y reiterando el proceso, ambos convierten el valor potencial de los datos en información real útil para la toma de decisiones.

A modo de conclusión

El documentalista es el profesional solvente en el tratamiento de la información, ya sea gestionando colecciones de cara a facilitar consultas futuras, ya sea respondiendo de forma dinámica y continua a demandas de información eventuales.

La máxima versatilidad del profesional se expresa al combinar las competencias propias de la gestión de información con algunos conocimientos extra (estadística, márketing, SEO, programación, etc.), que capacitan al documentalista para asumir íntegramente labores de análisis de datos, community management, técnicas de posicionamiento, y hasta implementación de soluciones de software sencillas, respectivamente, aprovechando el hecho de que los esfuerzos intelectuales de buscar o gestionar la información y usar la información tienen lugar en la misma persona.

Quedan más variantes y posibilidades sin exponer, pero el espacio es limitado y la paciencia del lector también. Espero haber aportado algo de luz sobre qué es y qué hace un documentalista.